Аудит склада: чек-лист для проверки складского хозяйства

Аудит склада — это комплексное мероприятие, позволяющее выявить недочеты в работе персонала, проанализировать объем наличествующих организационных и управленческих ресурсов, а также выдвинуть предложения по минимизации затрат и улучшению производительности. С его помощью можно решить целый набор проблем: от внешней перегруженности из-за нерационального распределения продукции до длинных очередей при загрузке и разгрузке. Проводить такую операцию нужно регулярно, еще до момента появления всевозможных эксцессов. Чем раньше специалист выявит перечень недочетов, тем дешевле обойдется процесс, связанный с их устранением. Грамотно реализованная аудиторская деятельность даст возможность для корректной организации рутинных мероприятий и существенно облегчит жизнь персонала на всех уровнях.

Общее представление

Аудит складского хозяйства включает:

знакомство с базовыми вещами;

изучение документации;

описание бизнес-операций;

оценка успешности;

подготовка предложений и пр.

Чтобы сделать процедуру объективной и эффективной, эксперты предпочитают применять специализированное программное обеспечение. Хорошим решением становятся пакеты, разработанные сотрудниками компании Cleverence.

Приложение Склад-15 позволяет цифровизировать все операции по учету, включая приход, подбор заказа и инвентаризацию. С его помощью можно визировать факты перемещения товаров по ячейкам, создавать упаковочные листы, формировать комплектации и собирать штрихкоды, как с телефона, так и на компьютере.

Для чего проводится аудит работы склада

Аудиторские мероприятия позволяют выявить недочеты на всех уровнях, с параллельным анализом тех управленческих и организационных ресурсов, которые по тем или иным причинам остаются незадействованными. Они устраняют проблемы, связанные с перегруженностью, увеличенными расходами, длинными очередями, ручным трудом и неравномерным распределением времени сотрудников. Непредвзятая проверка дает понять, где именно локализуются провалы и сбои, а также создает понимание о способах их устранения.

Важно, чтобы за выполнение подобной операции отвечал либо сторонний, либо свой, но беспристрастный эксперт. Тогда результаты будут точными и истинными, без влияния человеческого фактора: преувеличения достижений конкретного отдела, недооценки успеха конкурентов, занижения заслуг людей с плохим отношением и пр.

1. Повышение эффективности

Своевременно проведенный аудит позволяет повысить продуктивность на всех уровнях, причем несколькими разными способами. Во-первых, он даст возможность для определения и локализации тех областей, где сотрудники тратят лишнее время на выполнение задач, которые можно автоматизировать или передать на специальный аутсорсинг. Во-вторых, он поможет оптимизировать операции — изменить планировку помещений, подход к хранению отдельных позиций и способ отдачи типовых или нестандартных заказов.

Конечно, такая работа требует огромного внимания и внушительных знаний, но ее итоги приведут к невероятно важным и полезным вещам. В результате все системы начнут функционировать с большей эффективностью, что станет причиной минимизации издержек и увеличения доходов.

2. Оптимизация управления запасами

Чек-листы по внутреннему аудиту склада всегда включают в себя пункты, посвященные правилам обращения с товарными активами. Отладка структуры хранения позволит создать многоуровневую цепочку поставок, которая:

снизит риски недопоставок от внешних контрагентов;

сократит сроки доставки разнообразной продукции;

повысит маневренность для реагирования на рыночные потребности;

уменьшит площади под размещения для освобождения пространства;

позволит сэкономить на арендной стоимости;

выделить в группу сезонные ТМЦ для маркетинговых мероприятий;

облегчит процедуры, связанные с возвратом;

наладит входной контроль качества и стандартизацию.

В общем, оптимизация операций, касающихся управления запасами — это важная вещь, позаботиться о наличии которой должен каждый предприниматель. К хорошим эффектам соответствующая методика приводит не только в складской деятельности, но и в классической оптовой и розничной торговле.

3. Повышение безопасности на складе

Отлаженный логистический процесс работает как хорошо смазанный механизм, с одновременным движением всех элементов без ошибок и несчастных случаев. В любых производственных травмах виноваты в первую очередь руководители, не позаботившиеся о защите своего персонала. Избежать проблем подобного характера также можно с помощью инспекции. Она позволит определить места, которые с легкостью станут источниками травматизма.

На базе проведенных мероприятий следует составить нормативную документацию, а также провести собрание, рассказав сотрудникам о новых правилах ТБ. Подобная политика покажет людям, что руководство о них заботится по-настоящему, а не на бумажках, в фиктивном порядке. В итоге операции приведут к увеличению качества труда и снижению числа разнокалиберных производственных рисков.

4. Выявление возможностей для экономии затрат

Хорошо организованная цепь поставок с легкостью возьмет на себя роль существенного конкурентного преимущества, сказавшись на стоимости товаров и услуг и повысив ценность продуктов в глазах потребителей. Даже небольшое повышение эффективности отдельных мероприятий в обязательном порядке отразится на ценах. Соответственно, предприниматель сможет предлагать своим клиентам куда более выгодные прайс-листы, что станет причиной улучшения показателей доходности.

Правда, для организации финансовой инспекции подобного формата к делу придется привлечь профессионала — человека, обладающего навыками бухгалтера и опытного экономиста. Он без труда определит точки возможного роста и предложит серию позитивных решений. Внедрять их можно как разом, так и постепенно, с параллельным отслеживанием тенденций и выдвижением новых гипотез.

5. Оптимизация обработки заказов

Логистический аудит склада дает еще один, чрезвычайно важный и полезный для бизнеса эффект — он приводит к улучшению процессов, непосредственно связанных с обслуживанием клиентов. Специалист, выявивший области деятельности с ярко выраженными временными потерями, сумеет предпринять шаги для их устранения. В итоге его действия сократят ожидание клиентов, исключат наличие пересортицы, понизят операционные расходы. Доставка станет дешевле, лучше и быстрее — а это обязательно отразится на качестве взаимодействия с прямым потребителем.

Образовавшиеся дополнительные средства можно будет потратить на вспомогательные услуги — обработку заказов, закупку складского оборудования и маркетинг. Компания приобретет хорошую коммерческую маневренность, которая позволит ей реагировать на вызовы и изменения рынка.

6. Сохранение конкурентоспособности

Повышение эффективности, оптимизация управления ресурсами, увеличение безопасности, работа с областями потенциального роста — все эти процессы настраивают организацию на заведомо выигрышную борьбу с возможными конкурентами. Они сказываются на потребителях, например, в сфере ценовой политики. Сокращение затрат приводит к снижению цен и активации новых рекламных кампаний — в результате возрастает количество людей, заинтересованных в покупке товаров и услуг. Предприятие становится конкурентоспособным — оно предлагает клиентам такие условия, от которых им будет сложно отказаться. У предпринимателя появляется целый спектр возможностей, связанных с расширением присутствия на рынке.

Чек-лист для проверки склада — виды аудитов

Характеристики аудиторской проверки во многом зависят от особенностей и специфики конкретного бизнеса. Одним организациям приходится обращать максимальное количество внимания на логистические процессы, другим — на операции, связанные с непосредственной обработкой заказов. Именно поэтому человек, берущийся за выполнение подобной работы, должен вникнуть во все внутренние мероприятия на предельном уровне.

Благо, что на помощь экспертам такого профиля приходит специализированное программное обеспечение. Пакет Склад-15, разработанный сотрудниками российского бренда Cleverence, существенно облегчает процесс инспекции разнокалиберных складских предприятий. Основным преимуществом представленного софта становится его совместимость с другими отраслевыми цифровыми решениями — от стандартных вроде Excel и 1С до продвинутых формата SQL Server и Microsoft Dynamics.

Базовый

Аудит на складе проходит, как правило, по определенному алгоритму, включающему:

Изучение топологии — способа деления площади на зоны в соответствии с особенностями разных процедур, типов товарно-материальных ценностей и параметрами расчетной нагрузки на каждом участке.

Анализ бизнес-процессов — сравнение текущих характеристик мероприятий с эталонными значениями, поиск мест для внедрения повальной автоматизации или передачи части задач на аутсорс.

Проверка производительности — исследование заданных нормативов по всем видам работ и сотрудникам. Проведение объективных сравнений данных со сведениями за прошлые и позапрошлые периоды.

Диагностика компетентности руководства и мотивации персонала — это невероятно важные факторы, просадка которых приведет к значительному снижению общих параметров эффективности.

Последний этап — осмотр на предмет поиска эксцессов, связанных с чистотой и порядком: дисциплиной, клинингом, аккуратностью, соблюдением требований и пр.

Расширенный

Чек-лист по аудиту склада может быть более масштабным, если требуется:

Провести АБС-тесты — с ранжированием товарно-материальных ценностей по категориям для их последующего удачного распределения.

Настроить документооборот — с устранением разногласий между бумажными показателями и фактическими данными;

Опросить сотрудников — с откликом на выдвинутые ими предложения.

Исследовать неликвид — с диагностикой всего, что касается возвратов, браков и списаний.

Проанализировать техническое состояние — провести экспертизу оборудования и помещений.

Фактически, для успешной реализации каждого из представленных пунктов, понадобится привлечь к работе своего, отдельного специалиста. Один эксперт будет проверять документы, второй — смотреть на неликвидные позиции, третий — исследовать способы ранжирования товаров и пр.

Что включает в себя аудит

Аудиторская деятельность носит комплексный характер и состоит из нескольких основополагающих мероприятий. Во-первых, профессионалам придется проанализировать текущее состояние локации и всех присутствующих в ней внутренних систем. Во-вторых, им нужно выполнить расчет основных показателей и сравнить их со сведениями за прошлые и позапрошлые коммерческие периоды. В-третьих, им стоит сделать серию фотографий рабочего дня. В-четвертых, мастерам необходимо уточнить потребность в оборудовании и ресурсах. В общем, работы по-настоящему много, и относиться к ней следует с максимальной ответственностью.

Финансовая составляющая аудита складской логистики

Проверять склады необходимо не только в плане технических процессов, но и по так называемой экономике. Здесь пригодится анализ:

стоимости оказываемых услуг;

бюджета и организуемых закупок;

штата и потребности в людских ресурсах;

результатов по ИНВ-19.

Специалисту понадобятся различные документы, отражающие эффективность деятельности компании на протяжении определенных временных промежутков.

Все значения нужно сравнить с эталонными — только так получится выявить проблемные места, для их дальнейшей локализации и устранения типовых эксцессов.

Инструменты аудита

Инструментарий аудитора целиком зависит от специфики деятельности конкретного предприятия. В одних случаях (например, если проводится базовая проверка), можно обойтись фотофиксацией, опросниками и программами для работы с цифровыми документами. В других — эксперту придется подключить тяжелую артиллерию, включая системы анализа технического состояния оборудования и профессиональный бухгалтерский софт.

Каждый случай уникален — подходить к процессу инспектирования необходимо по-разному, в зависимости от целей и задач определенной организации. Наблюдение, интервьюирование, изучение бумаг — все эти методы могут привести к хорошим результатам.

Распространенные проблемы

В числе типовых неисправностей, присутствующих в каждом третьем складском хозяйстве, зарегистрированном на территории разных городов и регионов страны:

внешняя перегруженность, появляющаяся благодаря нерациональному распределению продукции;

расходы, превышающие доходы, из-за неграмотных растрат и неэффективного менеджмента;

протяженные очереди на разгрузку и загрузку товарно-материальных ценностей без систем автоматизации;

огромный объем ручной работы, требующий приложения внушительных сил, нервов и времени;

неравномерное распределение обязанностей между персоналом на всех актуальных уровнях.

Справиться с перечисленными эксцессами можно исключительно путем их пошагового выявления.

Результаты аудита складского хозяйства

Итогом деятельности аудитора станет документация, в которой зафиксировано, что, где и в каких объемах нужно улучшать для достижения максимально качественных коммерческих показателей. В своих выкладках специалист должен предоставить четкие рекомендации по модернизации различных бизнес-процессов.

Причем руководства и советы могут касаться разных тем — как финансов, так и технического состояния оборудования. Все предложенные решения следует принять к сведению и постараться внедрить их в системном и ускоренном темпе. Вполне возможно, что по мере их интеграции обнаружится целый набор дополнительных проблем, также нуждающихся в аккуратном устранении.

Заключение

В статье мы привели примеры того, что нужно делать, чтобы составить отчет по аудиту склада. Также мы подчеркнули важность этого мероприятия для позитивного развития бизнеса независимо от его направленности. Отметили, что деятельность аудиторов станет значительно легче, если использовать приложения от компании Cleverence, предназначенные для автоматизации рутинных бизнес-процессов.

Вопросы и ответы
В каких ситуациях нужно проводить аудит склада?

Заботиться об организации аудиторской работы необходимо заранее — задолго до появления ярко выраженных неприятностей. Желательно приглашать экспертов как минимум раз в год, хотя бы для базовых проверок. Во всех остальных случаях инспектированиям стоит подвергать предприятия, которые отклоняются от статистических показателей в плане эффективности, прибыльности, скорости и пр.

Что будет, если не инициировать инспекции?

В этом случае компания потеряет конкурентоспособность и скорее всего не сможет предложить клиентам или потенциальным партнерам услуги, выглядящие привлекательно.

Каковы преимущества аудита склада?

Достоинств у мероприятий такого характера несколько, и заключаются они в оценке продуктивности системы и ее составляющих, поиске области, где требуется провести оптимизацию, а также проанализировать показатели товарооборота и документооборота.

Количество показов: 2343